Le système d'information (SI) est une représentation des flux physiques que gère l'organisation et il est toujours lié avec la réalité des objets qu'il représente (lien objets/événements). Pour sa réalisation, un système d'information utilise des technologies de l'information plus ou moins sophistiquées pouvant aller de la simple calculatrice jusqu'à des réseaux d'ordinateurs extrêmement puissants, utilisant des interfaces de type multimédia.

Tout système d'information (SI) comporte 4 types de composants :

• les entrées ( inputs ou données );
• les traitements;
• les dépôts de données (bases de données);
• les sorties ( outputs ou résultats ).

Les entrées (inputs ou données ) sont émises par une ou plusieurs sources et traitées par le système, qui utilise aussi des données entreposées préalablement. Les sorties (outputs ou résultats ) du traitement sont transmises à une ou plusieurs destinations ou mettent à jour des données entreposées. Les sources et les destinations sont des entités externes au système d'information (les parties de l'environnement). Ce sont des personnes, des services ou d'autres systèmes d'information.

Les systèmes d'information peuvent être :

• formels : comportant un ensemble de règles et de méthodes de travail établies et documentées ;
• informels : comportant un ensemble d'activités de traitement de l'information selon l'intuition, sans règles et méthodes établies et sans documentation.

Les systèmes d'information formels peuvent être divisés en 6 grandes catégories :

Les systèmes de traitement de transactions (STT) (niveau opérations) qui traitent les données des transactions journalières (avec les clients, les fournisseurs, les créanciers ou les employés) et produisent des documents témoignant de ces transactions et responsables de l'emmagasinage des données pour le suivi des activités de l'organisation (les systèmes de paie, de prise de commandes, de facturation, de comptes-fournisseurs, de comptes-clients, d'inscription d'étudiants, de prêt de livres et de la documentation dans une bibliothèque, de mise à jour de comptes bancaires et de calcul des impôts dus par un contribuable,…). Les STTs gèrent la base de données de l'entreprise. Le service de la comptabilité constitue le volet le plus important de STT. Les STT sont parmi les premiers à être informatisés. Les systèmes de commerce électronique sont les nouveaux STT qui sont souvent appelés TTL (systèmes de Traitement Transactionnel en Ligne).

Les systèmes d'information de gestion (SIG) (niveau contrôle des opérations, de gestion, de planification stratégique) qui supportent les activités des gestionnaires de l'organisation, reposent sur les bases de données créées par les STT et des sources de données externes à l'organisation et produisent des rapports résumant la situation d'un aspect particulier de l'organisation de façon périodique ou sur demande pour la planification et le contrôle de l’entreprise (les systèmes d'analyse de performance des vendeurs, de suivi budgétaire, de suivi de la productivité ou de l'absentéisme et les études de marché). Parfois on parle des systèmes d’information pour cadres (SIC) qui fournissent de l’information dont les cadres peuvent se servir pour surveiller l’environnement concurrentiel et faire la planification stratégique (utilisent des rapports boursiers, des prévisions économiques, des nouvelles sur des concurrents et autres sources extérieures).

Les tableaux de bord de gestion (niveau contrôle de gestion) qui partagent le même objectif que les SIG et SIC, mais offrent surtout une vue d'ensemble (avec des détails au besoin seulement). Ils mettent l'accent sur le repérage et la localisation des problèmes, l'analyse des écarts entre les résultats prévus et obtenus, la comparaison avec d'autres organisations ou unités organisationnelles, l'analyse d'options de la solution et la prise de décision, la simulation et l'optimisation, la prévention et la planification.

Les systèmes d'information d'aide à la décision (S.I.A.D. ou SAD) (niveau sommet stratégique) sont conçus dans pour supporter les activités de prise de décision : ils doivent fournir l'information permettant d'identifier une situation où une décision doit être prise et avoir la capacité de modéliser des scénarios de solution. Il existe 3 principaux types de modèles :

• Stratégique : aide les cadres supérieurs à effectuer de la planification à long terme (établir les objectifs de l'entreprise, décider de l'emplacement d'une nouvelle usine);
• Tactique : aide les cadres intermédiaires à assurer le contrôle des travaux dans l'entreprise (planification financière) et à mettre en œuvre la planification à long terme de la haute direction;
• Opérationnel : aide les superviseurs dans leurs activités quotidiennes au sein de l'entreprise (évaluation et le maintien du contrôle de la qualité).

Les systèmes experts ou les systèmes de bases de connaissances (niveau sommet stratégique) qui visent à représenter, par des moyens informatiques, les connaissances d'un expert dans un domaine donné et qui est composé essentiellement d'une base de connaissance et d'un moteur d'inférence. Leur particularité réside dans l'emploi de certaines techniques de l'intelligence artificielle, notamment de l'expertise dans une base de connaissances comprenant des faits et des règles utilisés par l'expert.

Les systèmes à avantage concurrentiel (niveau sommet stratégique) qui sont des outils de réalisation de la stratégie de l'organisation et être utilisés par un client, un fournisseur et même une autre organisation de la même industrie. Au Québec, Uniprix, dans le domaine des produits pharmaceutiques, et Rona, dans celui de la quincaillerie, ont mis au point des systèmes similaires.