L'utilisation du courriel, contrairement à ce que beaucoup de gens pensent, est soumis à des règles élémentaires, particulièrement dans le monde professionnel.

Quand vous recevez un courriel retourné (forwardé), vous n'êtes pas obligé de le faire suivre à tous vos contacts. Ceci contrevient à la netiquette (lire plus bas pour y connaître les principales règles). Ces envois massifs peuvent être très mal vus, car ils permettent aux autres destinataires de voir les autres adresses de courriels. Cet accès aux adresses encourage le SPAM et la diffusion du courriel à plusieurs personnes encourage à la propagation des virus avec les fichiers attachés qu'ils contiennent souvent.

Ces règles¹⁾ suivent la netiquette (décrit dans RFC 1855), principes que tout le monde devrait suivre en utilisant Internet.

1. Destinataires
   • Pour envoyer un message à un groupe de personnes qui se connaissent, utiliser le champ CC.
   • Pour envoyer un message à un groupe de personnes qui ne se connaissent pas, il est préférable d'utiliser le champ BCC, afin que chacun des destinataires ne voient pas leur adresse courriel distribuée contre leur volonté. Dans ce cas, il est de mise d'indiquer tous les destinataires du courriel par leur prénom et nom.
2. Sujet
   • Chaque courriel devrait avoir un sujet dans l'entête qui reflète le contenu du message.
3. Formule de salutation
   • Lorsqu'un courriel n'est pas la suite d'une discussion déjà en cours, il est généralement considéré comme poli de commencer par une formule de salutation, et également d'indiquer l'objet de ce courriel (via le champ prévu à cet effet).
4. Message
   • La longueur du texte ne devrait pas dépasser trois ou quatre paragraphes ou une page d'écran.
5. Signature
   • Si vous souhaitez laisser votre signature, séparez-la du reste du texte par une ligne contenant uniquement deux tirets et une espace “– ” et veillez à ce qu'elle ne dépasse pas 4 lignes. Inutile d'y mettre votre adresse de e-mail, tous les bons lecteurs sauront la retrouver dans les entêtes.

Il existe de nombreux outils pour identifier et éliminer le SPAM (système de pourrissement automatique des messageries) et les espiongiciels. La prévention peut cependant aider à diminuer le besoin d'utilisation de tels outils.

1. Ne répondez jamais aux spams.
2. Ne communiquez votre adresse principale qu'à vos proches.
3. Utilisez une adresse secondaire (pour tous les autres cas).
4. Vérifiez les conditions d'utilisations d'un site ou d'un logiciel (lisez bien le formulaire).
5. Utilisez un filtre (courriel) ou un antispam.
6. Utilisez un logiciel de messagerie alternatif.
7. Videz les informations personnelles recueillies par votre navigateur.

1. Mettre à jour votre système d'exploitation.
2. Installez un antivirus et mettez-le à jour régulièrement.
3. Analyser régulièrement le contenu de votre ordinateur.
4. Analyser systématiquement tous les fichiers chargés.
5. Faites attention aux supports amovibles.
6. Détruisez les pièces jointes provenant de correspondants inconnus.
7. Refusez l'installation de logiciels (que vous n'avez pas demandé)
8. Ne personnalisez pas votre ordinateur avec des outils tiers.
9. Sauvegardez régulièrement les données importantes.
10. Tenez-vous informé.
11. Utilisez un navigateur alternatif
12. Vérifiez que l'exécution automatique des macros est désactivée dans la suite Microsoft Office.
13. Vérifiez les adresses que vous saisissez